Waarom 60% van je leads verdwijnt in de inbox

Veel teams denken dat de lead “bij Sales” ligt zodra het formulier is verzonden. In de praktijk zakt een groot deel weg in inboxen, wachtrijen en losse to‑do’s. Dat is geen pech, maar een procesprobleem.

Herkenbare situatie

Je draait campagnes, formulieren stromen binnen en toch blijft de pipeline achter. Mailtjes worden doorgestuurd, gemarkeerd, vergeten. Tegen de tijd dat iemand reageert, is de lead al koud of elders geholpen. Het voelt willekeurig, maar het is voorspelbaar: zonder duidelijke flow verdwijnt een verrassend groot deel van je kansen.

Waarom dit gebeurt

• Geen prioritering binnen de eerste 72 uur

• Opvolging hangt aan personen, niet aan proces

• Geen kanaalkeuze op basis van intentie en snelheid

• CRM wordt achteraf gevuld, waardoor context verloren gaat

Met andere woorden: je mist momentum. Elke uur vertraging verlaagt de kans op conversie.

Wat dit kost

• Lagere lead‑to‑opportunity rate

• Datavervuiling in je CRM en slechte rapportages

• Frictie tussen Marketing en Sales over “leadkwaliteit”

• Onnodig hoge ad spend voor dezelfde omzet

De oplossing: een opvolgflow die wél werkt

Stel een gestandaardiseerd 72‑uur playbook in dat automatisch triggert zodra een lead binnenkomt.

1) Directe triage en routering

• Herken intentie uit formulierdata. Denk aan velden als budget, tijdslijn en bron.

• Routeer automatisch naar het juiste team of persoon op basis van regels in plaats van inbox forwarden.

Hoe Funnelflow helpt: je definieert regels op formulierniveau. Nieuwe leads gaan meteen naar het juiste kanaal met context, zonder dat iemand handmatig hoeft te labelen.

2) Multikanaal eerste contact binnen 15 minuten

• Stuur een korte, persoonlijke reactie via het voorkeurskanaal: e‑mail, WhatsApp of telefoon.

• Deel een nuttige volgende stap: een kalenderlink, een configuratoruitslag of een relevant stuk content.

Hoe Funnelflow helpt: triggers starten automatisch een gepersonaliseerde sequentie. Je combineert e‑mail en WhatsApp, met fallback als een kanaal niet gelezen wordt.

3) Slimme follow‑ups op vaste momenten

• Dag 1: bevestiging + één gerichte vraag

• Dag 2: waarde toevoegen met context (case of calculator)

• Dag 3: duidelijke keuzevraag met CTA

Hoe Funnelflow helpt: flows zijn tijdsgebonden met SLA’s. Reageert iemand, dan pauzeert of wijzigt de flow automatisch en gaat er een taak naar Sales met volledige context.

4) CRM als bron van waarheid

• Schrijf alle gebeurtenissen terug: formulierdata, kanaal, openings en antwoorden

• Werk met uniforme velden en statusupdates zodat rapportages betrouwbaar zijn

Hoe Funnelflow helpt: twee‑weg koppelingen met je CRM zorgen dat elk contactmoment zichtbaar is. Geen losse notities of copy‑paste meer.

Praktijkvoorbeeld

Hollandplafond merkte dat leads vaak pas na dagen werden gebeld. Door een 72‑uur flow met WhatsApp‑first en een korte keuzevraag daalde de reactietijd naar minuten en steeg het aantal ingeplande afspraken significant. Het team werkt nu vanuit één flow met duidelijke taken in plaats van uit mailboxen.

Wat je hieruit kunt meenemen

Snelheid, consistentie en context winnen. Automatiseer de eerste 72 uur, routeer slim en log alles terug in je CRM. Je haalt meer omzet uit dezelfde traffic, zonder je mediabudget te verhogen.